Privatlivspolitik for Dagrofa Foodservice A/S

1. Dataansvarlig

Dagrofa Foodservice A/S er dataansvarlig for de oplysninger, vi behandler.

Vores kontaktoplysninger er:

Vejleåvej 13, 2635 Ishøj, tlf. (+45) 70808080, CVR 27626904, e-mail gdpr@dagrofa.dk.

1.1. Privatlivspolitikken omfatter

Dagrofa-koncernen består af flere selskaber, som opererer inden for forskellige områder af dagligvare- og foodservicebranchen. Det indebærer, at Dagrofa koncernen både agerer som dagligvaregrossist, foodservicegrossist og har en række detailbutikker, der markedsføres under varemærkerne MENY, SPAR, Min Købmand og Letkøb. Desuden drives en kæde af cash & carry butikker som handler med professionelle virksomheder indenfor eksempelvis kiosker og restauranter.

Denne politik supplerer Dagrofas privatlivspolitik på de områder, hvor Dagrofa Foodservice A/S agerer som dataansvarlig i relation til behandling af personoplysninger.

2. Hvilke personoplysninger vi behandler, til hvilke formål og grundlaget for behandlingen

2.1. Når du handler i vores fysiske butikker eller besøger vores lokationer

Når du handler i vores fysiske butikker, behandler vi dine oplysninger for at bekræfte din ordre, ekspedere din ordre og opkræve betaling.

Til dette formål behandler vi følgende oplysninger om dig og din virksomhed:

• De oplysninger du giver i forbindelse med dit køb, herunder betalingskortoplysninger.

Vi har en kontrakt med dig, når du handler i vores fysiske butikker, jf. databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra b.

2.1.1. Tv-overvågning

Se i Dagrofas privatlivspolitik

2.2. Når du har en kundekonto

Når du ønsker at være kunde hos os, behandler vi dine og din virksomheds oplysninger for at oprette dig som kunde og administrere kundeforholdet i forbindelse med registrering, fakturering, kreditvurdering og betaling.

Til dette formål behandler vi følgende oplysninger om dig og din virksomhed:

• Navn på ejer
• Virksomhedsnavn
• Virksomhedsadresse
• CVR-nummer
• E-mailadresse
• Kreditoplysninger
• Bankoplysninger

Vi har en kontrakt med dig, jf. databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra b.

2.3. Når du anvender vores kunde-app:

Når du handler i vores fysiske butikker, kan du vælge at downloade butiksapp’en. Vi behandler dine oplysninger for at give dig mulighed for at benytte dit kundekort, få inspiration, se varer og tilbud og oprette indkøbsliste.

Til dette formål behandler vi følgende oplysninger om dig og din virksomhed:

• Telefonnummer
• E-mailadresse
• Pinkode
• Segment, f.eks. detail, fastfood, hotel og konference, skoler og institutioner mv.
• Favoritbutik
• Indkøbsliste, hvis du opretter en liste

Vi har en legitim interesse i at kunne stille servicen i app til rådighed, herunder at identificere dig ved købet, jf. databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra f.

2.4. Når du handler i vores onlinebutikker

Når du anvender vores webshop, behandler vi dine og din virksomheds oplysninger for at bekræfte og opfylde ordren, levere varer hvis du ikke selv afhenter, opkræve betaling, yde kundeservice og eventuelt foretage kreditering. Derudover behandler vi oplysningerne for at opnå statistisk viden om vores onlinekundernes adfærd med henblik på at udvikle og forbedre vores butikker, sortiment og services.

Til dette formål behandler vi følgende oplysninger om dig og din virksomhed:

• De oplysninger du giver i forbindelse med dit køb, herunder navn, adresse, e-mailadresse, telefonnummer, betalingskortoplysninger, og eventuelle kommentarer til leveringen
• Kundenummer
• Favoritliste
• Købshistorik, herunder ordreoversigt og fakturaoversigt

Vi har en kontrakt med dig, når du handler i vores onlinebutik, jf. databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra b.

2.5. Når vi laver målrettet markedsføring

Vi behandler personoplysninger med det formål at sende markedsføring. Vi behandler herunder dine personoplysninger for at målrette vores markedsføring og gøre den mere relevant for dig i vores nyhedsbreve, app og på sms, samt på vores hjemmesider og i vores annoncering på sociale medier som Facebook og Instagram.

Til dette formål behandler vi følgende oplysninger om dig og din virksomhed:

• De oplysninger, der er knyttet til din kundekonto, herunder e-mailadresse
• Købshistorik
• Kundetype og segment
• Oplysning om aktivitet i app’en og på vores hjemmesider, herunder hvilke sider du besøger
• Oplysning om hvilke e-mails du åbner, hvornår og hvad kunden klikker på
• IP-adresse og oplysninger indsamlet via cookies på vores hjemmesider og i app’en i det omfang, du særskilt har samtykket til vores brug af cookies til marketing

Vi sender markedsføring på baggrund af dit samtykke. Vi indhenter dit samtykke til behandlingen, jf. databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra a, eller vi har en legitim interesse i at tilpasse vores markedsføring og give modtagerne en god og relevant oplevelse i markedsføringen, jf. databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra f.

Du kan til enhver tid trække dit samtykke tilbage. På vores platforme og på tredjeparters platforme bestemmer du, hvilke cookies, der må sættes på dit udstyr.

For at identificere dig på tredjeparters platforme, kan vi sammenstille dine oplysninger, som vi kender, med tilsvarende identifikatorer hos den relevante tredjepart, f.eks. din IP-adresse eller din e-mailadresse.

Vi er fælles dataansvarlig med tredjeparter for indsamlingen og videregivelse og modtagelse af personoplysninger. Vi er selvstændig dataansvarlig for vores egen brug af dine oplysninger, mens tredjeparten er selvstændig dataansvarlige for deres egen brug af dine personoplysninger til egne formål, og de behandler personoplysninger som beskrevet i deres privatlivspolitikker.

2.6. Når du besøger hjemmesider og sociale medier

2.6.1. Vores hjemmesider

Når du besøger en af vores hjemmesider samt subdomæner hertil, behandler vi oplysninger via cookies, for at genkende din enhed og sikre den nødvendige funktion af hjemmesiderne, generere statistik om brugen af hjemmesiden, optimere brugeroplevelsen, skabe personaliseret indhold og målrette vores markedsføring.

Til dette formål behandler vi følgende oplysninger om dig og din virksomhed:

• Cookie-ID
• Browsertype
• Enhedstype/-ID (herunder sprogindstilling, IP-adresse, netværkslokation)
• Søge- og klikadfærd, foretrukne indstillinger og valg
• Oplysninger indsamlet via cookies i det omfang du har samtykket til brug af cookies til statistik og marketing

I cookiebanneret på vores hjemmesider giver du samtykke til, hvilke cookies, der må sættes på dit udstyr.

Vi indhenter dit samtykke, jf. databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra a, eller vi har en legitim interesse i at forbedre vores hjemmesider, jf. databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1 litra f.

2.6.2. Vores sociale medier

Når du besøger vores profiler på sociale medier (f.eks. Facebook, Instagram, LinkedIn, Trustpilot, Google, YouTube og TikTok), behandler vi oplysninger for at markedsføre os på platformene, besvare henvendelser og kommentarer og udbyde konkurrencer.

Til dette formål behandler vi følgende oplysninger om dig og din virksomhed:

• de oplysninger, du har gjort tilgængelig om din bruger/profil
• reaktioner på vores opslag og deling af vores opslag
• kommentarer til vores opslag og beskeder i vores indbakke

Vi har en legitim interesse i at kunne kommunikere på vores sociale medier, jf. databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra f.

Hvis du skriver til os via vores sociale medier, kan vi ikke kryptere, beskytte, rette eller slette oplysningerne. Oplysningerne, som du lægger på vores sociale profiler, vil som udgangspunkt blive liggende som en del af sidens historik, medmindre du selv sletter dem. Vi anbefaler, at du ikke angiver fortrolige oplysninger, eller at du benytter vores andre online kontaktmuligheder, når dette er relevant.

2.7. Når vi laver salgsrapporter og statistik

Vi opretter salgsrapporter og udarbejder statistik på baggrund af vores kunders køb for at forstå kundernes forbrugsmønstre og segmentere vores kunder med henblik på at understøtte vores beslutningstagen i relation til sortiment og indkøb, samt hjælpe vores kunder til de rette løsninger, priser og indkøb.

Til dette formål behandler vi følgende oplysninger om dig og din virksomhed:

• Købshistorik
• Kundetype og segment

Vi har en legitim interesse i at tilpasse vores forretning og sortiment, tilbyde vores kunder relevante varer, services og rådgivning, jf. databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1 litra f.

2.8. Når vi anvender data

Vi udarbejder samlede, anonyme datasæt, som vi deler med leverandører, for at leverandøren kan få kendskab til salget af egne varegrupper. Oplysningerne anonymiseres og aggregeres, før de deles med leverandører, som derfor ikke får kendskab til den enkelte kundes køb eller øvrige oplysninger, der kan henføres til en bestemt kunde.

Til dette formål behandler vi følgende oplysninger om dig og din virksomhed:

• Købshistorik
• Kundetype og segment

Vi har en legitim interesse i at tilbyde indsigt til leverandører, og leverandørernes legitime interesse i at kende omfanget af deres salg gennem os, jf. databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1 litra f.

2.9. Når du medvirker i vores markedsføring

Vi udarbejder og anvender markedsføringsmateriale, hvori der indgår personer, for at udbrede kendskabet til vores forretning, arrangementer, events og lignende.

Til dette formål behandler vi følgende oplysninger om dig og din virksomhed:

• Foto og videomateriale

Vi indhenter dit samtykke, jf. databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra a.

2.10. Når du deltager i konkurrencer

Vi udbyder konkurrencer i vores app, på vores sociale medier, på vores hjemmesider og i vores butikker.

Når du deltager i vores konkurrencer, behandler vi dine personoplysninger for at kunne udtrække vindere, kommunikere med deltagerne om konkurrencen, samt kontakte vindere med henblik på at sende eventuelle gevinster.

Til dette formål behandler vi følgende oplysninger om dig og din virksomhed:

• De oplysninger du gav, da du deltog i konkurrencen

Vi videregiver i nogle tilfælde kontaktoplysninger til leverandøren af en præmie, så præmien kan sendes direkte til vinderen.

Vi har en legitim interesse i at kunne afvikle konkurrencer, jf. databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra f.

Det fremgår af den enkelte konkurrences betingelser, hvis dine oplysninger offentliggøres, hvis du vinder, samt hvis der er øvrige betingelser for deltagelse.

2.11. Når du er i dialog med vores hovedkontor eller et af vores selskaber

Når du kontakter os skriftligt eller telefonisk, f.eks. gennem vores kundeservice, for at stille spørgsmål, give kommentarer, reklamere over en vare, rette et krav mod os eller gøre brug af dine rettigheder i relation til databeskyttelse, behandlinger vi dine oplysninger for at håndtere og besvare henvendelsen og i muligt omfang løse de forhold, som henvendelsen vedrører.

Til dette formål behandler vi følgende oplysninger om dig og din virksomhed:

• De oplysninger du har givet i forbindelse med henvendelsen, herunder typisk dit navn og kontaktoplysninger

Vi videregiver i nogle tilfælde oplysninger til den del af koncernen eller den afdeling i Dagrofa, som henvendelsen vedrører. Vi kan også i nogle tilfælde videregive oplysninger til andre, f.eks. advokater eller andre rådgivere, som repræsenterer os. Hvis vi videregiver oplysninger til andre eksterne parter, f.eks. producenter, indhenter vi samtykke hertil.

Vi har en legitim interesse i at besvare og håndtere henvendelser, jf. databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra f, samt ved videregivelse dit samtykke, jf. databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra a.

Vi opbevarer og behandler oplysningerne indtil kravet, reklamationen eller tvisten er afsluttet.

2.12. Når du har en kommerciel relation til os som samarbejdspartner eller leverandør

Når du indgår i en professionel relation med os, f.eks. som ejer eller ansat hos en samarbejdspartner eller leverandør, behandler vi dine oplysninger for at varetage vores samarbejdsrelation og opfylde vores forpligtelser i relation til denne.

Til dette formål behandler vi følgende oplysninger om dig og din virksomhed:

• Kontaktoplysninger
• Andre oplysninger, som vi modtager i forbindelse med vores relation og henvendelsen

Vi har et aftaleforhold eller behov for foranstaltninger forud for indgåelse af et aftaleforhold, jf. databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra b, eller vores legitime interesse i at varetage samarbejdet, jf. databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra f.

Oplysningerne opbevares, så længe de har relevans i forhold til den eksisterende eller potentielle relation og i en efterfølgende periode, så længe det er nødvendigt for os at kunne dokumentere relationen.

2.13. Når vi behandler sager i whistleblowerordningen

Se Dagrofas privatlivspolitik

2.14 Når vi behandler forsikringssager

Se Dagrofas privatlivspolitik

2.15 Øvrige

Udover ovenstående tilfælde kan vi i nogle sammenhænge behandle personoplysninger, herunder videregive oplysninger, for at administrere og opfylde vores retlige forpligtelser, som følger af lov eller bekendtgørelse, internationale regler og administrative afgørelser og domstolsafgørelser. Vi har f.eks. forpligtelser i henhold til bogføringsloven og hvidvaskloven og er i nogle tilfælde forpligtet til at videregive oplysninger til relevante myndigheder som f.eks. Skat, Datatilsynet eller retshåndhævende myndigheder.

Vi har en retlig forpligtelse eller et hensyn til udførelse af en opgave i samfundets interesse, jf. databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra c og e.

Derudover kan vi i nogle tilfælde behandle oplysninger, herunder videregive oplysninger til f.eks. revisorer, advokater eller andre rådgivere, som repræsenterer os i forbindelse med en konkret tvist eller et betalingskrav.

Vi har en legitim interesse i at kunne inddrive tilgodehavender eller forsvare os f.eks. i tilfælde af et retskrav eller en klagesag, jf. databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra f.

3. Hvorfra vi har dine personoplysninger

Vi behandler som altovervejende udgangspunkt alene personoplysninger, vi har modtaget fra dig. Hvis vi undtagelsesvist behandler oplysninger om dig, som vi har modtaget fra tredjepart, vil du blive orienteret særskilt herom.

4. Opbevaring og sletning

Det er beskrevet i de enkelte afsnit, hvor længe vi opbevarer dine oplysninger. I de tilfælde, hvor vi ikke på forhånd kan angive, hvor længe vi behandler oplysningerne, opbevarer vi oplysningerne, så længe det er nødvendigt at opfylde formålet med behandlingen.

Det betyder, at vi opbevarer dine oplysninger i den periode, hvor:

• vi er forpligtede efter lovgivningen,
• vi er i gang med at behandle din henvendelse
• vi kan blive mødt med et krav
• vi har behov for oplysningerne til dokumentation
• vi har et andet sagligt formål med opbevaringen

5. Videregivelse og brug af databehandlere

5.1 Videregivelse

Vi videregiver i nogle tilfælde dine personoplysninger til andre, som bliver selvstændigt dataansvarlige for behandlingen af dine personoplysninger, og deres behandling af personoplysninger sker i så fald i henhold til deres egen persondatapolitik.

Det drejer sig f.eks. om leveringstjenester, distributører og certificerede udbydere af betalingsløsninger og forsikringsselskaber. Vi kan også videregive dine personoplysninger til andre dataansvarlige, hvis du har givet samtykke til det, eller vi som følge af lovgivning, myndighedskrav eller retskrav er nødsaget til at videregive dine oplysninger, se punkt 2.15.

5.2 Brug af databehandlere og fælles dataansvar

Dine oplysninger overlades i nogle tilfælde til databehandlere, der behandler oplysningerne på vores vegne og under vores instruks. Vi har indgået databehandleraftaler med vores databehandlere.

Der kan også være et fælles dataansvar, hvilket betyder, at vi og vores samarbejdspartner i fællesskab fastlægger formål og hjælpemidler til behandlingen af dine personoplysninger.

Vi anvender databehandlere eller deler dataansvar i relation til blandt andet:

• behandling af onlineordrer
• teknisk drift, hosting og udvikling af systemer
• fejllogning og stabilitetsanalyse på app
• Customer Data Platform til strukturering af data
• opbevaring af kvitteringer
• tv-overvågning
• statistik og optimering af online markedsføring
• udsendelse af markedsføring
• administration af konkurrencer og brugerundersøgelser

5.3 Databehandlere uden for EU/EØS

Vi anvender i nogle tilfælde databehandlere udenfor EU/EØS. Dette er f.eks. tilfældet i forbindelse med IT-teknisk udvikling, hosting samt support og drift af systemer.

Når vi bruger databehandlere udenfor EU/EØS, i tilfælde hvor Europa-Kommissionen ikke har truffet en afgørelse om tilstrækkeligheden af beskyttelsesniveauet, herunder EU-U.S. Data Privacy Framework, anvender vi Europa-Kommissionens standardbestemmelser om databeskyttelse, kaldet standardkontrakter.

6. Dine rettigheder

Når vi behandler personoplysninger om dig, har du en række rettigheder. Du kan anmode om at gøre brug af dine rettigheder ved at benytte en af vores formularer på vores hjemmesider eller kontakte os på gdpr@dagrofa.dk.

Ret til at trække samtykke tilbage

Når behandlingen af dine personoplysninger er baseret på dit samtykke, har du ret til at trække dit samtykke tilbage. Det betyder, at vi fremadrettet stopper med at bruge dit samtykke som behandlingsgrundlag. Din tilbagetrækning påvirker ikke lovligheden af den behandling, som vi foretog, inden du trak dit samtykke tilbage. Din tilbagetrækning gælder kun de oplysninger, vi har behandlet på grundlag af dit samtykke og derfor ikke oplysninger, som vi behandler på et andet grundlag.

Du kan trække dit samtykke tilbage ved at kontakte den afdeling hos os, der har indhentet dit samtykke, eller hvis du er i tvivl, ved at skrive til gdpr@dagrofa.dk.

Ønsker du at tilbagekaldelse dit samtykke til cookies og den hertil relaterede behandling af dine persondata, se vores cookiepolitik.

Ret til indsigt

Du har ret til at få indsigt i de personoplysninger, som vi behandler om dig.

Ret til berigtigelse

Du har ret til berigtigelse, dvs. få urigtige personoplysninger om dig selv rettet eller dine oplysninger suppleret med yderligere oplysninger, hvis dette vil gøre dine personoplysninger mere fuldstændige eller ajourførte.

Ret til sletning

Du har ret til sletning, hvilket betyder, at du i visse tilfælde har ret til at få slettet personoplysninger om dig, inden tidspunktet for vores generelle sletning finder sted.

Ret til begrænsning

Du har ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Det betyder, at du i visse tilfælde har ret til, at vi fremover kun behandler oplysningerne – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares eller for at beskytte en anden fysisk eller juridisk person eller af hensyn til vigtige samfundsinteresser.

Ret til indsigelse

Du har i visse tilfælde ret til indsigelse. Det betyder, at du har ret til at gøre indsigelse mod vores ellers lovlige behandling af dine personoplysninger.

Du kan af grunde, der vedrører din særlige situation, gøre indsigelse mod, at vi behandler dine oplysninger på baggrund af databeskyttelsesforordningen art. 6, stk. 1, litra f (legitime interesse).

Du har altid ret til at gøre indsigelse mod behandling herunder profilering af dine personoplysninger med henblik på direkte markedsføring.

Ret til dataportabilitet

Du har ret til dataportabilitet, hvilket betyder, at du i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format må modtage de personoplysninger, som du selv har givet os, og få dem overført til et andet selskab.

Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder på www.datatilsynet.dk.

6.2 Svartider

Vi besvarer henvendelser om dine rettigheder hurtigst muligt og senest en måned efter modtagelsen. Hvis det undtagelsesvist ikke er muligt at overholde fristen, får du besked om det sammen med en begrundelse for forsinkelsen.

6.3 Identifikation

Hvis der er rimelig tvivl om din identitet, kan vi anmode om yderligere oplysninger, som er nødvendige for at få bekræftet din identitet.

7. Klage

Vores kontaktoplysninger er Dagrofa ApS, Kærup Industrivej 12, 4100 Ringsted, CVR-nr.: 38 71 42 95, Telefon: +45 70 20 02 68, E-mail gdpr@dagrofa.dk.

Vi håber, at du henvender dig til os først, så vi kan hjælpe dig og rette op på eventuelle misforståelser.

Det er Datatilsynet, som fører tilsyn med, at reglerne i persondatalovgivningen overholdes i Danmark. Du kan klage til Datatilsynet, Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby (www.datatilsynet.dk).

8. Cookiepolitik

Dagrofas cookiepolitik findes på www.dagrofa.dk/cookiepolitik/

Øvrige domæners cookiepolitikker findes på de respektive hjemmesider.